Jede E-Mail in Sekunden gefunden.
Automatisch archiviert, unveränderbar gespeichert, im Volltext durchsuchbar. Eingerichtet und betrieben für Microsoft 365, Exchange und Google Workspace.
Serverstandort Deutschland Einrichtung an einem Arbeitstag Technik von MailStore
Angebunden an
Entscheidend ist nicht die Menge, sondern die Nachweisbarkeit.
Ein Postfachordner speichert Nachrichten. Ein Archiv sichert sie gegen Veränderung, macht sie auffindbar und löscht sie nach Fristablauf.
Ordner im Postfach
- Jeder Anwender kann Nachrichten ändern, verschieben und löschen.
- Bei erreichter Speichergrenze wird in lokale PST-Dateien ausgelagert.
- Konten ausgeschiedener Mitarbeiter verschwinden mit dem Postfach.
- Fristen laufen unbemerkt ab, gelöscht wird nach Bauchgefühl.
Archiv mit archv.cloud
- Einmal geschrieben, mit eigener Prüfsumme, danach unveränderbar.
- Postfächer bleiben klein, der vollständige Bestand liegt im Archiv.
- Auch Altbestände, PST-Dateien und ausgeschiedene Konten sind erfasst.
- Löschung erst nach Ablauf der Frist, nach festgelegten Regeln.
Drei Dinge, die im Alltag zählen.
Recherche, Aufbewahrung, Berechtigungen. Alles andere läuft im Hintergrund, ohne Zutun der Anwender.
Suchen wie in Outlook, finden wie in einer Datenbank.
Das Archiv erscheint in Outlook als zusätzlicher Ordner. Gesucht wird über Betreff, Text und Anhänge, auch über PDF-Dateien.
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Volltext über alle freigegebenen PostfächerKopfzeilen, Nachrichtentext und Anhänge in einem Durchgang.
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Ergebnisse in SekundenAuch bei mehreren Millionen archivierten Nachrichten.
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Zugriff über Outlook, Browser, MobilgerätOhne zusätzliche Installation an den Arbeitsplätzen.
Beispielansicht
Fristen einmal festlegen, danach läuft es.
Aufbewahrung und Löschung folgen den Regeln, die Sie vorgeben. Getrennt einstellbar je Postfach oder Ordner.
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Löschung erst nach Ablauf der FristVorher kann nichts entfernt werden, auch nicht versehentlich.
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Regeln je Postfach oder OrdnerBuchhaltung zehn Jahre, Newsletter ein Jahr, Rechtsstreit gesperrt.
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Jeder Lauf wird protokolliertNachvollziehbar, was wann archiviert und was gelöscht wurde.
| Bereich | Frist | Nach Ablauf | Status |
|---|---|---|---|
| Buchhaltung | 10 Jahre | löschen | aktiv |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | löschen | aktiv |
| Mandate | 10 Jahre | prüfen | aktiv |
| Newsletter | 1 Jahr | löschen | aktiv |
| Rechtsstreit 2024 | unbefristet | halten | gesperrt |
Beispielansicht
Zugriff nur auf das, was freigegeben ist.
Standardmäßig sieht jeder ausschließlich die eigenen Nachrichten. Erweiterte Zugriffe werden freigegeben und protokolliert.
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Rechte je Benutzer, Gruppe oder PostfachAuch getrennt nach Abteilung oder Mandat.
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Jeder Zugriff wird mitgeschriebenNachvollziehbar, wer wann welche Nachrichten eingesehen hat.
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Übernahme aus Active Directory oder Entra IDNeue Konten sind automatisch erfasst.
| Benutzer | Eigenes Postfach | Fremde | Export |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | ja | alle | ja |
| Buchhaltung | ja | Abteilung | ja |
| Sachbearbeitung | ja | nein | nein |
| Aushilfe | ja | nein | nein |
| Systemhaus | nein | nein | nein |
Beispielansicht
Von der Anfrage zum laufenden Archiv.
Der Betrieb wird nicht unterbrochen. Die Erstarchivierung läuft im Hintergrund, nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten.
Erstgespräch
Mailsystem, Anzahl der Postfächer, Anforderungen an die Aufbewahrung. Danach steht eine belastbare Einschätzung zu Aufwand und Nutzen.
rund 20 MinutenBestandsaufnahme und Angebot
Analyse der Postfachgrößen, Altbestände und Berechtigungen. Anschließend ein Angebot mit festem Preis, keine nachträglich korrigierte Schätzung.
zwei bis drei ArbeitstageEinrichtung und Betrieb
Anbindung, Übernahme der Altbestände, Berechtigungen, Einweisung. Danach laufende Archivierung mit regelmäßiger Kontrolle.
ein bis fünf TageTechnik in Kürze.
Für IT-Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte und beauftragte Systemhäuser.
Verschlüsselter Archivbestand, verschlüsselte Übertragung zwischen Mailserver, Archiv und Arbeitsplatz.
Jede Nachricht wird beim Einlesen gekennzeichnet. Eine nachträgliche Veränderung wäre erkennbar.
Suche über Kopfzeilen, Text und Anhänge, einschließlich PDF-, Word- und Excel-Dateien.
Berechtigungen je Benutzer, Gruppe oder Postfach. Jeder Zugriff und jede Suche werden protokolliert.
Einzelne Nachrichten oder vollständige Bestände als EML, MSG oder PST, auf Wunsch zurück in ein Postfach.
Rechenzentrum in Deutschland oder Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Beides wird vollständig betreut.
MailStore
zum Hersteller →
Technische Grundlage ist MailStore, eine in Deutschland entwickelte Archivierungssoftware. MailStore und das zugehörige Bildzeichen sind Marken des jeweiligen Rechteinhabers. Der Hersteller führt die Software nach eigener Darstellung als MailStore by OpenText. Die Nennung erfolgt zur Information über die eingesetzte Technik.
Abrechnung nach Postfächern, nicht nach Datenmenge.
Einrichtung und laufender Betrieb werden getrennt ausgewiesen. Erstgespräch und Bestandsaufnahme sind kostenfrei.
Büro
- Ein Mailsystem angebunden
- Übernahme des Altbestands
- Recherche in Outlook und Browser
- Kontrolle der Archivierungsläufe
Kanzlei
- Alle Leistungen aus Büro
- Rechte je Abteilung oder Mandat
- Verteilte PST-Bestände übernommen
- Jährliche Kurzdokumentation
Individuell
- Alle Leistungen aus Kanzlei
- Mehrere Standorte und Mandanten
- Betrieb auf eigener Infrastruktur
- Fester Ansprechpartner mit Rufnummer
Mindestlaufzeit zwölf Monate, Kündigungsfrist drei Monate zum Laufzeitende. Abrechnung monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Kurz beantwortet.
Merken die Anwender etwas davon?
Im laufenden Betrieb nicht. Die Archivierung arbeitet im Hintergrund, ohne Eingriff und ohne Meldungen. Sichtbar wird das Archiv nur dort, wo es hilft, nämlich bei der Suche.
Wo werden die Daten gespeichert?
In einem Rechenzentrum in Deutschland. Auf Wunsch wird das Archiv auf Ihrer eigenen Infrastruktur eingerichtet und dort betreut.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Anbindung ist in der Regel an einem Arbeitstag abgeschlossen. Große Altbestände benötigen je nach Datenmenge ein bis fünf Tage und laufen im Hintergrund weiter.
Welche Aufbewahrungsfristen sind maßgeblich?
Je nach Art der Unterlagen und ausgeübter Tätigkeit in der Regel sechs bis zehn Jahre. Was im Einzelfall gilt, ist mit der steuerlichen Beratung abzustimmen. archv.cloud nimmt keine rechtliche Bewertung vor und richtet das Archiv auf die vorgegebenen Fristen ein.
Wie kommt der Bestand wieder heraus?
Vollständiger Export in einem gängigen Standardformat, das jedes andere System einlesen kann. Der Export wird nach Aufwand abgerechnet. Die Aufbewahrung endet mit dem Vertrag, die Übernahme hat vorher zu erfolgen.
Welche Software wird eingesetzt?
MailStore, eine in Deutschland entwickelte Software für E-Mail-Archivierung mit langjährigem Einsatz in Kanzleien, Steuerberatungen und mittelständischen Unternehmen. Einrichtung, Betrieb und Betreuung erfolgen durch archv.cloud. Nähere Angaben stellt der Hersteller unter mailstore.com bereit.
In 20 Minuten wissen Sie, was es kostet.
Für eine erste Einschätzung genügen das eingesetzte Mailsystem und die Anzahl der Postfächer. Rückmeldung innerhalb eines Arbeitstages.
- kontakt@archv.cloud
- Erreichbarkeit
- Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr
- Einsatzgebiet
- Rhein-Main-Gebiet vor Ort, überregional per Fernzugriff
Alternativ genügt eine kurze E-Mail mit der Anzahl der Postfächer und dem eingesetzten Mailsystem. Alles Weitere wird im Gespräch geklärt.